Register Administration

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Dieses Register steht nur im Betriebsmodus „Einzelplatz“ und „Netzwerkserver“ zur Verfügung. In diesem Register werden Einstellungen für alle Arbeitsstationen einer Arbeitsgruppe verändert. Das Register kann manuell im Hauptmenü unter Optionen → Einstellungen → Administration oder Strg + F12 → Administration aufgerufen werden.

Netzwerkinstallation
Weitere Informationen für die Netzwerkinstallation finden Sie unter Anwendungsmodus.

Das Register Administration

Währungen

In den Feldern der Gruppe „Währungen" werden die Symbole für zwei Währungen und deren Umrechnungsfaktor, sowie die Mehrwertsteuersätze „Voll" und „Halb" eingetragen.

Die Gruppe Währungen

Unter bestimmten Bedingungen kann es zu fehlerhaften Formatierungen und daraus resultierend zu falschen Währungsanzeigen in der Anwendung oder auf Ausdrucken kommen. Der Fehler tritt bei einigen Computersystemen mit dem Betriebssystem Windows 7 auf. Das Währungssymbol wird in diesem Fall vor dem Betrag angezeigt, obwohl die entsprechenden Voreinstellungen in der Systemsteuerung des Betriebssystems scheinbar korrekt sind.

Um die Einstellungen zu korrigieren, muss zunächst die Anwendung beendet werden. In den Einstellungen für „Region und Sprache“ in der Systemsteuerung des Betriebssystems muss im Register „Format“ zunächst eine beliebige Formatierung und danach wieder die Formatierung „Deutsch (Deutschland)“ ausgewählt werden.

Auftragsnummern

In den Feldern der Gruppe „Auftragsnummern" werden die Zählerstände für „Auftrag“, „Lieferung“ und „Sammelrechnung“ angezeigt. Die nächste, zu vergebende Nummer wird durch eine Erhöhung um „1“ generiert. Alle diese Nummern müssen eindeutig sein und sollten in der Regel nicht verändert werden. Rechnungsnummern können generell nicht geändert werden und werden auch nicht in dieser Gruppe angezeigt.

Die Angabe des Kassenkontos ist notwendig, damit die Einstellungen der Kasse aus einem Kundenkonto abgeleitet werden können. Die Konfiguration von Kundenkonten wird hier beschrieben^[1].

Die Gruppe Auftragsnummern

Kategorien

In den Feldern der Gruppe "Kategorien" können mit den Auswahlfeldern „Postensumme 1“ und „Postensumme 2“ zwei Einheiten ausgewählt werden, die bei Lieferscheinen in den Fußdaten summiert werden. Dadurch ist es einfacher, durch Zählen der Einheiten festzustellen, ob alle Positionen vollständig ausgeliefert wurden. Das Erweitern der Auswahllisten für die Kategoriefelder ist im Register Hilfstabellen möglich. In den Feldern „Fremdartikelnummer 1“ und „Fremdartikelnummer 2“ können Bezeichnungen für alternative Artikelnummern im Warenstamm eingetragen werden^[2].

Die Gruppe Kategorien

Zahlungsziele

In den Feldern der Gruppe „Zahlungsziele" können Skonto- und Nettozahlungsziel, die Intervalle für die Mahnstufen 1-3 und die Mahngebühren für die jeweiligen Mahnstufen eingestellt werden. Außerdem kann ein Verzugszins eingerichtet werden und ab welcher Mahnstufe dieser berechnet werden soll.

Die Gruppe Zahlungsziele

Die Zahlungsziele Skonto und Netto werden ab dem Rechnungsdatum berechnet. Mahnziele werden als Intervalle vom Netto- Zahlungsziel oder dem vorigen Mahnziel berechnet.

Beispiel:

Rechnungsdatum	Voreinstellung	Rechenweg	Ergebnis
01.01.2017	10 Tage Skonto	01.01.2017 + 10	11.01.2017
01.01.2017	20 Tage Skonto	01.01.2017 + 20	21.01.2017
01.01.2017	10 Tage Skonto	21.01.2017 + 10	31.01.2017
01.01.2017	10 Tage Skonto	31.01.2017 + 10	10.02.2017
01.01.2017	10 Tage Skonto	10.02.2017 + 10	20.02.2017

Die Zahlungsziele eines Auftrags können in der Auftragsverwaltung mit der Schaltfläche

hinter dem Feld Skonto angezeigt und bearbeitet werden.

Bei Zahlungsielen, die in Tagen angegeben werden, also ohne Enddatum der Frist, gerät der Kunde nicht unmittelbar in Zahlungsverzug. Bei der Angabe eines Enddatums der Zahlungsfrist gerät der Kunde nach Ablauf von 30 Tagen nach dem Enddatum in Zahlungsverzug gemäß §286, 3 BGB. Ansonsten gilt das Datum der Mahnung das als Verzugsbeginn. Ein Hinweis auf den Verzug ist Privatkunden in jedem Fall nötig, bei Gewerbekunden nicht

Der Verzugszinssatz liegt bei Privatkunden 5% über dem Basiszinssatz, bei Gewerbekunden 8% über dem Basiszinssatz.

Die Mahngebühr darf 5,- € pro Mahnung betragen, wenn der Kunde bereits im Zahlungsverzug ist. Der Mehrwertsteuersatz der Mahngebühr ist Abhängig von der Gesamtleistung, in der Regel gilt also der volle Satz.

Pfandberechnung

In der Gruppe „Pfandberechnung" kann eingestellt werden, ob bei Aufträgen grundsätzlich Pfand berechnet wird. Diese Einstellung sollte in der Regel aktiviert sein.

Die Gruppe Pfandberechnung

Biersteuer

Hier kann die Biersteuer eingestellt werden.

Die Gruppe Biersteuer

Sachkonten

In der Gruppe „Sachkonten" wird eingestellt, welches Sachkonto sich auf welche Forderung bzw. Verbindlichkeit bezieht.

Die Gruppe Sachkonten

Mit kann ein neuer Sachkontenrahmen erstellt werden^[3]. Geben Sie in den Eingabefeldern das jeweilige Sachkonto an. Falls nötig, kann mit der Suchdialog geöffnet werden.

Sachkontenrahmen erzeugen durch die Vergabe von vierstelligen Kontonummern eine Ordnung für alle relevanten Buchhaltungskonten. Dabei werden im SKR03 die Konten nach dem Prozessgliederungsprinzip, also nach Betriebsabläufen gegliedert. Im SKR04 wird nach dem Abschlussgliederungsprinzip in Anlehnung an den Jahresabschluss gegliedert. Die SKR03 und SKR04 sind weit verbreitet und grundsätzlich für alle Unternehmen anwendbar

Das Standard-Sachkonto wird verwendet, wenn ein Artikel über keine Sachkonteninformation verfügt. Diese werden durch die Zuweisung einer Warengruppe verknüpft.

Sind im Warensortiment Artikel mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen angelegt, sollten zumindest für Artikel mit abweichendem Steuersatz Warengruppen mit entsprechenden Sachkontennummern erstellt und zugeteilt werden. Ansonsten werden alle Artikel mit dem Umsatzsteuersatz des Standardsachkontos kalkuliert.

Es können bis zu drei Sachkontennummern, jeweils eine für Waren, für Pfand mit Umsatzsteuerberechnung und für Pfand ohne Umsatzsteuerberechnung, angegeben werden. Nachfolgend sind die Konten für Umsätze aufgeführt.

Kontenrahmen	Ware USt. Voll	Ware USt. Halb	Ware USt. frei	Pfand USt. Voll	Pfand USt. frei
SKR 03	8400	8300	8100	8410*	8110*
SKR 04	4400	4300	4100	4410*	4110*

Mit einem " * " markierte Einträge können den Standardkonten für Warenumsätze entsprechen. Eine Unterteilung ermöglicht allerdings eine bessere Abgrenzung von Warenumsätzen und Pfandumsätzen.

Für Ausgangsrechnung mit Steuerschlüssel, Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen und Lieferungen, bei denen der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist, sind zusätzliche Kontenzuweisungen hinterlegt:

Kontenrahmen	Umsatz mit St.Kennz.	Innergem. Lieferung^[4]	USt.-Schuldnerwechs.^[5]
SKR 03	8000**	8125***	8337****
SKR 04	4000**	4125***	4337****

Bei mit " ** " markierten Konten werden die Steuerschlüssel bei der DATEV-Übergabe automatisch anhand des Steuersatzes der Ware zugefügt.

Mit " *** " markierte Konten werden automatisch bei Kunden mit aktiverten Optionen "EU-Kunde" aktiviert.

Mit " **** " markierte Konten werden automatisch bei Kunden mit aktiverten Optionen "USt-Umkehr" aktiviert.

Für den Einkauf werden ebenfalls Konten zugewiesen:

Kontenrahmen	Einkauf	VSt. Voll	VSt. Halb	Bezugsnebenkosten	Pfand
SKR 03	3300	1576	1571	3800	3830
SKR 04	5200	1406	1401	5800	5820

Es können beliebige Konten angegeben werden, es können auch abweichende Sachkontenrahmen definiert werden. Die Sachkonten sollten vor der Zuweisung im Register Sachkonten der Hilfstabellen angelegt werden.

Buchungskonten

Die Gruppe Buchungskonten

Für die Felder Barzahlung an, Skonto an und Überweisung von sollte das passende Buchungskonto ausgewählt werden. Ein neues Buchungskonto kann hier erstellt werden.

Geldtransit

Unter Geldtransit via sollte ein zusätzliches Konto hinterlegt werden. Dieses Konto sollte nicht dem Bankkonto entsprechen. Wie Sie dieses Konto hinzufügen, erfahren Sie hier. Um zu verstehen, warum dies sinnvoll ist, ein Beispiel:

Angenommen Sie möchten die aktuellen Erlöse aus der Kasse auf Ihr Bankkonto einzahlen. Während ein Mitarbeiter das Geld zur Bank bringt, buchen Sie das Geld aus dem Barkonto der Kasse auf Ihr Bankkonto. Das Geld, das zur Bank gebracht wurde, wird erst in einigen Tagen tatsächlich auf Ihrem Konto eingezahlt werden. Tätigen Sie nun eine größere Ausgabe, so kann es dazu kommen, dass Sie mehr Geld ausgeben, als aktuell auf Ihrem Bankkonto zur Verfügung steht. Die Nutzung eines Geldtransitkontos verzögert die Buchung innerhalb von FAKTURA-X und verhindert somit dieses Problem.

Benutzerkonten

In der Gruppe Benutzer und Mandanten kann die Benutzerverwaltung aktiviert werden. Nach der Aktivierung muss die Anwendung neu gestartet werden. Sofern keine Benutzer angelegt wurden, wird von der Anwendung automatisch ein Administratorkonto erstellt^[6]. Bei aktivierter Benutzerverwaltung können sich die verschiedenen Benutzer mit ihren jeweiligen Rechten in der Anwendung anmelden.

Die Gruppe Benutzerkonten

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