Grundlagen der Auftragsverwaltung

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In dieser Anleitung lernen Sie einige Elemente und grundlegende Funktionen der Auftragsverwaltung kennen.

Um Schritt für Schritt durch die Anleitung zu gehen, können Sie am Ende der Seite auf die nächste Seite der Anleitung springen. Alternativ können Sie über die folgende Übersicht auf sämtliche, in der Anleitung behandelte, Seiten zugreifen:

  1. Aufträge anlegen und bearbeiten
  2. Artikel erfassen
  3. Pfandartikel erfassen
  4. Vermietartikel erfassen
  5. Konditionen
  6. Rechnungen
  7. Aufträge stornieren
  8. Auftragsinformationen
  9. Aufträge automatisieren
  10. Aufträge importieren

Wenn Sie diese Anleitungen befolgt haben, wissen Sie, wie in FAKTURA-X (Pfand-/Vermiet-)Artikel erfasst, Aufträge angelegt und grundlegend bearbeitet und die Konditionen eines Auftrags eingestellt werden. Darüber hinaus werden Sie einiges zur Kalkulation von Auftragssummen und den verschiedenen Rechnungsformen gelernt haben.

Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen zu den Elemente und Schaltflächen der Auftragsverwaltung und dem Statusmodell.

Elemente

Übersicht der Auftragsverwaltung
Der Infobereich (1)
Die Seitenleiste (2)
Die Postentabellen (3)
Die Navigation (4)
  • Im Infobereich (1) wird der aktuell aktive Kunde angezeigt. Alle angezeigten Aufträge in der Auftragsverwaltung beziehen sich immer auf den aktuellen Kunden. Wenn ein neuer Auftrag erstellt werden soll, muss daher zunächst der Kunde, für den der Auftrag erstellt werden soll, angewählt werden.
  • Die Seitenleiste (2) enthält Informationen und Bearbeitungsoptionen des aktuellen Auftrags.In Abhängigkeit von der Größe des Computerbildschirms werden einige Felder ausgeblendet, wenn nicht genügend Platz vorhanden ist. Diese können mit [>>] ein- und ausgeblendet werden. Über die Schaltflächen in der Seitenleiste können Funktionen der Auftragserfassung aufgerufen werden.
  • In den Postentabellen (3) werden die Artikelpositionen angezeigt. Die linke Tabelle enthält Warenposten des aktuellen Auftrags. Die rechte Tabelle enthält Pfandposten. Unter diesen beiden Tabellen ist die Tabelle für Mietposten angeordnet. Der Bereich Informationen zeigt Texte an, die für den jeweils aktiven Auftragsposten hinterlegt wurden.
  • Die Navigation (4) im unteren Fensterbereich enthält weitere Schaltflächen für die Auftragsanlage, Statusänderung und den Ausdruck.

Schaltflächen

In den folgenden Abschnitten werden die Funktionen der Schaltflächen in Seitenleiste und Navigation erläutert.

Schaltflächen in der Seitenleiste

Für die Bearbeitung von Aufträgen stehen in der Seitenleiste folgende Schaltflächen zur Verfügung:

Auftragsverw seitenleiste-1.png
Das Kunden-Optionsmenü
  • Kunden.png links vom Feld Auftrag: Öffnet ein Kunden-Optionsmenü. Über dieses können Sie
    • Nach einem Kunden suchen, für den Sie einen Auftrag erstellen möchten (STRG + K)
    • Den bestehenden Auftrag einem anderen Kunden zuordnen (STRG + ALT + K). [1]
  • Uebersicht.png rechts vom Feld Auftrag: Öffnet die Auftragsliste (STRG + G). Diese zeigt alle Aufträge des aktiven Kunden und ihren Status an.
  • Route.png rechts vom Feld Lieferung: Zeigt die Route von der eigenen Filiale bis zu der Kundenadresse an. Diese Option nutzt den Online-Kartendienst Google Maps.
  • rechts vom Feld Rechnung: Storniert den Auftrag. Dies ist nur Im Status Rechnung möglich.
  • Finden.png rechts vom Feld Auftrag: Öffnet den Suchdialog zum Finden eines Auftrags anhand der Auftragsnummer (STRG + F).
  • Finden.png rechts vom Feld Lieferung: Öffnet den Suchdialog zum Finden eines Auftrags anhand der Lieferscheinnummer.
  • Finden.png rechts vom Feld Rechnung: Öffnet einen Suchdialog und ermöglicht das Finden eines Auftrags anhand der Rechnungsnummer.
Auftragsverw seitenleiste-2.png
  • Editieren.png rechts vom Feld Status: Öffnet den Dialog zum Ändern des Auftragsstatus(STRG + S).
  • In den Feldern Bestellung, Lieferung und Rechnung können die zugehörigen Datumswerte eingestellt werden. Das Bestelldatum wird nach dem Erstellen eines Auftrages auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt, sofern die Option [0] hinter dem Datumsfeld aktiv ist. Ist die Option [+1] hinter dem Datumsfeld aktiv, dann wird das Bestelldatum auf den folgenden Kalendertag eingestellt. Beim Wechsel des Auftragsstatus in Lieferung wird analog das Lieferdatum[2], beim Wechsel in Rechnung das Rechnungsdatum[3] auf das aktuelle Tagesdatum oder den folgenden Kalendertag gesetzt.
Auftragsverw seitenleiste-3.png
  • Editieren.png hinter dem Feld Rabatt: Öffnet den Dialog zum Hinzufügen oder Ändern des Auftragrabatts.
  • Editieren.png hinter dem Feld Skonto: Öffnet den Dialog zum Ändern der Zahlungsziele und Auftragsskonti.
  • Waren.png hinter dem Feld Ware Netto: Blendet ein Optionsmenü ein, in dem verschiedene Bearbeitungsoptionen für Artikelposten angeboten werden. Dieses Menü kann auch mit Rmb.png in die Artikeltabelle aufgerufen werden.
  • Pfand.png hinter dem Feld Pfand Netto: Blendet ein Optionsmenü ein, in dem verschiedene Bearbeitungsoptionen für die Pfanderfassung eingeblendet werden. Dieses Menü kann auch mit Rmb.png in die Pfandtabelle aufgerufen werden.
  • Umsatz.png hinter dem Feld Pfand Netto: Öffnet oder druckt die Pfandfortschreibung (STRG + J). Diese bietet einen Überblick über die im Geschäft mit dem jeweiligen Kunden ausgegebenen und zurückerhaltenen Pfandartikel.
  • Info.png hinter dem Feld Gesamt: Öffnet einen Dialog zum Einsehen verschiedener Auftragsinformationen wie bspw. Summen, Masse oder Gewinnspanne (STRG + I). Auch können Sie über dieses Menü aus dem Auftrag eine Vorlage erstellen (STRG + ALT + S).
  • Preise.png hinter dem Feld Brutto: Öffnet den Buchungsmanager, in dem Zahlungseingänge gebucht werden können (STRG + B).
  • Uebersicht.png hinter der Option Für Autodruck vormerken: Öffnet den Druckcontainer, in dem der automatische Ausdruck mehrerer Dokumente gesteuert werden kann.
  • Uebersicht.png hinter der Auswahl Teillieferung: Öffnet die Terminrechnungsverwaltung, über den Sie mehrere Teillieferungsaufträge verwalten können (STRG + T).

Weitere Informationen zum Auftrag

Im Bereich oberhalb der Postentabellen werden weitere Informationen zum Auftrag angezeigt und bearbeitet.

Die weiterführenden Optionen in der Auftragsverwaltung

Kennung

Im Auswahlfeld Kennung wird die Kennung des Kunden übernommen. Diese Vorauswahl kann durch die Auswahl oder Eingabe eines beliebigen Texts geändert werden.

Die Auswahl ist ansonsten rein informativer Natur.

Aufschlag

Im Auswahlfeld Aufschlag wird der eingestellte Aufschlag des Kunden übernommen. Diese Vorauswahl kann durch die Auswahl geändert werden. Ist für einen Aufschlag eine Warnung hinterlegt, wird diese Beim Anlegen eines Auftrags einmalig angezeigt.

Bearbeiter

Im Auswahlfeld Bearbeiter wird der Name des letzten Bearbeiters eingetragen.

  • Ist die Benutzerverwaltung aktiv, wird hier automatisch die Kennung des aktuellen Benutzers hinterlegt, sobald der Auftrag verändert wird.
  • Ist die Benutzerverwaltung inaktiv, kann der Eintrag manuell erstellt werden.

Liefer- und Rechnungsadresse

Diese Auswahloptionen sind nur verfügbar, wenn im Kundendatensatz Zusatzadressen für Lieferung oder Rechnung hinterlegt wurden.
  • Editieren.png hinter dem Feld LF-Adresse öffnet eine Liste mit zusätzlichen Lieferadressen, die in den Kundenstammdaten hinterlegt sind. Die ausgewählte Lieferadresse wird beim Belegdruck statt der Basisadresse verwendet. Ist nur eine einzelne zusätzliche Lieferadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Basisadresse.

Bei Aufträgen, die aus mehreren Teillieferungen bestehen, kann für jede Teillieferung eine andere Lieferadresse angegeben werden. Beim Druck der Terminrechnung wird dann die zugehörige Lieferadresse bei jeder Lieferung vermerkt.

  • Editieren.png hinter dem Feld RE-Adresse öffnet eine Liste mit zusätzlichen Rechnungsadressen, die in den Kundenstammdaten hinterlegt sind. Die ausgewählte Rechnungsadresse wird beim Belegdruck statt der Basisadresse verwendet. Ist nur eine einzelne zusätzliche Rechnungsadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Basisadresse.

Notiz

Im Eingabefeld Notizen können Informationen zu einem Auftrag zugefügt werden und optional für den Ausdruck verwendet werden, wenn die Option "Notiz" vor dem Eingabefeld aktiviert wird.

Wenn im Memo Deklarationen des Kundendatensatz Informationen hinterlegt sind, werden diese beim Anlegen eines neuen Auftrags automatisch im Eingabefeld hinterlegt und für den Ausdruck vorgemerkt.

Tourdaten

Im Bereich Tourdaten kann ein Auftrag zu einer Liefertour zugefügt oder die zugeordnete Tour gewechselt werden.

Schaltflächen in den Tabellen

  • Waren.png in der Überschrift der Artikelpostentabelle: Öffnet die zugehörigen Bearbeitungsoptionen der Erfassung. Das Menü entspricht dem Menü hinter Ware Netto in der Seitenleiste.
  • Pfand.png in der Überschrift der Pfandpostentabelle: Öffnet die zugehörigen Bearbeitungsoptionen der Erfassung. Das Menü entspricht dem Menü hinter Pfand Netto in der Seitenleiste.
  • Waren.png in der Überschrift der Vermietungstabelle: Öffnet die zugehörigen Bearbeitungsoptionen der Mieterfassung.
  • All.png in der Überschrift des Informationsbereichs: Öffnet ein Optionsmenü für das Einfügen von Datum, Zeit, Inhalten der Zwischenablage oder Artikelinformationen.

Schaltflächen in der Navigation

Für die Bearbeitung von Aufträgen stehen in der Navigationsleiste (am unteren Fensterrand) folgende Schaltflächen zur Verfügung:

  • Neu.png Neu legt einen neuen Auftrag an.
  • Editieren.png Editieren startet den Dialog zum Erfassen von Warenposten.
  • Sichern.png Sichern öffnet den Statusdialog zum Ändern des Auftragsstatus. Im zugehörigen Optionsmenü kann ebenfalls der Dialog Auftragsinformationen geöffnet werden oder Auftragsposten als Vorlage oder Begleitdatei exportiert werden.
  • Uebersicht.png Übersicht öffnet die Auftragsübersicht für den aktuellen Kunden.
  • Drucken.png Druck druckt den aktuellen Auftrag. Durch die Aktivierung von Vorschau kann der Ausdruck in die Druckvorschau umgeleitet werden.

Mit Ende.png Ende oder Strg + W kann die Auftragsverwaltung geschlossen werden.

Spalten anpassen

Die Ansicht der Tabellen im Register kann auf verschiedene Arten angepasst werden. So können Spalten zur Anzeige hinzugefügt oder entfernt und die Breite der einzelnen Spalten verändert werden. Das Ändern von Spaltenbreiten wird durch Anfassen der Spaltenränder und Ziehen mit der Maus Lmb.png durchgeführt. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

Um Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, öffnen Sie den Layout-Dialog mit einem Klick auf Editieren.png Layout in der Navigationsleiste. Bearbeitet werden können die Tabellen Ware, Pfand und Vermietung.

Der Dialog Layout, in diesem Fall mit den Basiseinstellungen

Mit den horizontalen Tasten des Steuerkreuzes Pfeillinks.pngPfeilrechts.png werden Tabellenfelder in die rechte Liste, um sie anzuzeigen, oder in die linke Liste verschoben, um sie zu entfernen. Die Sortierung der Anzeigereihenfolge wird mit den vertikalen Schaltflächen Pfeilrunter.png Pfeilhoch.png geändert. Die Bearbeitung wird mit Sichern.png Sichern übernommen. Nach dem Schließen des Dialogs wird die Ansicht aktualisiert.

Das Statusmodell

Die Auftragsverwaltung basiert auf dem Statusmodell. Aufträge durchlaufen verschiedene Stati und befinden sich immer in einem definierten Zustand. Ein Auftrag ist demnach entweder ein Angebot, eine Bestellung, eine Lieferung, eine Rechnung, eine Mahnung oder abgeschlossen.

Um den Status eines Auftrages zu ändern, klicken Sie auf die Bezeichnung des Status’ in der Seitenleiste, auf Sichern.png Sichern in der Navigation oder drücken Sie Strg + S und wählen den gewünschten Status im Statusdialog aus.

Der Statusdialog

In der folgenden Tabelle werden die Statusoptionen dargestellt:

Vorgang Angebot Bestellung Lieferung Rechnung Mahnung Abgeschlossen Storniert
Bestand buchen Nein Ja Nein
Saldo Kunde Nein Ja Nein
Umsatz Kunde Nein Ja Nein
Umsatz Statistik Nein Ja Nein
Touren planen Nein Ja Nein
Auftrag editieren Ja Nein
Auftrag mahnen Nein Ja Nein
Zahlung buchen Nein Ja Nein
Auftrag stornieren Ja Nein N/A

Ab dem Status Rechnung kann ein Auftrag nur angemahnt, abgeschlossen oder storniert werden. Ein abgeschlossener Auftrag kann allerdings durch eine Rückbuchung in den Status Rechnung zurückgestuft werden, wenn eine Zahlung zurückgebucht wird.. Mahnungen werden in Erinnerung, Mahnung und Zahlungsaufforderung unterteilt.

Ein Auftrag kann bis zum Abschluss jederzeit storniert werden. Der Lagerbestand wird durch ein Storno nicht zurückgebucht. Der Umsatz wird bei Storno nicht erhöht. Der Saldo des Kunden wird bei Abschluss oder Storno um den Rechnungsbetrag vermindert. Die Möglichkeiten zum Wechseln aus einem Status in einen anderen werden in der folgenden Tabelle dargestellt:

Vorgang Angebot Bestellung Lieferung Rechnung Mahnung Abgeschlossen Storniert
Von Angebot bis Lieferung Nein Ja Nein
Saldo Kunde Nein Ja Nein
Umsatz Kunde Nein Ja Nein
Umsatz Statistik Nein Ja Nein

In der folgenden Tabelle werden weitere Statuseigenschaften, insbesondere die Druckzuweisungen dargestellt:

Status Belegdruck Rechnungskunde Belegdruck Nachnahmekunde Index
Angebot Angebot Angebot 1
Bestellung Auftragsbestätigung Auftragsbestätigung 2
Lieferung Lieferschein Rechnung 3
Rechnung Rechnung Rechnung 4
Mahnung Mahnung Mahnung 5-7[4]
Abgeschlossen Rechnung Rechnung 8
Storniert - - 9
Ist im jeweiligen Kundendatensatz die Option Nachnahme aktiviert, wird statt eines Lieferscheins eine Nachnahmerechnung gedruckt.
Ist im jeweiligen Kundendatensatz die Option Gewerbekunde deaktiviert, statt einer Nettorechnung eine Bruttorechnung gedruckt.

Wenn ein Auftrag im aktuellen Status bereits gedruckt wurde, wird sowohl hinter der Statusbezeichnung, als auch im Statusdialog Drucken.png hinter den Statusoptionen eingeblendet.

Um eine Bestellung zu erfassen, wählen Sie zunächst einen Kunden aus und legen dann einen neuen Auftrag an. Entsprechend der Konfiguration der Anwendung und den Einstellungen des ausgewählten Kunden wird die Anwendung einige Aktionen automatisiert durchführen. Um den Einstieg in die Auftragserfassung zu vereinfachen, soll zunächst ein einfacher Auftrag erfasst werden. Zu einem späteren Zeitpunkt werden dann weitere Optionen erläutert.


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Fußnoten:

  1. Die Neuzuordnung ist nur möglich, solange sich der Auftrag nicht im Status Rechnung befindet.
  2. Ausgenommen im Konfigurationsmodul wurde eine andere Vordatierung eingestellt.
  3. Ausgenommen bei Terminrechnungen. Hier kann das Rechnungsdatum nicht automatisch vordatiert werden.
  4. Mahnung werden in Erinnerung (5), Mahnung (6) und Zahlungsaufforderung (7) unterteilt.