Windows 11 ist fertig. Aber Sie sollten noch warten

Windows 11 ist nun verfügbar. Es bestehen aber gute Gründe, zunächst bei Windows 10 zu bleiben. Die Vorteile von Windows 11 sind Verbesserungen, diese sind jedoch vergleichsweise unwichtig für die tägliche Arbeit.
Im Gegensatz dazu sind die möglichen Probleme und vorhandenen Fehler in Windows 11 ein guter Grund, mit dem Umstieg zu warten. Windows 11 ist noch nicht vollständig, Microsoft hat angekündigt, einige Funktionen nachzuliefern.

Wir empfehlen, mit dem Umstieg bis Sommer 2022 zu warten.

Prinzipiell wird Windows 10 noch bis ins Jahr 2025 unterstützt. Ein Umstieg auf Windows 11 ist absehbar ohne Kosten möglich, daher kann man ohne Nachteile abwarten.

Phishing-Flut

Derzeit erhalten E-Mailnutzer massenhaft E-Mails von Betrügern, die sich als Bankinstitut ausgeben und eine Umstellung des Sicherheitssystems ankündigen. Dabei wird die Mithilfe des Anwenders erbeten, um die Umstellung abzuschließen. Es wird auch eine Drohkulisse mit dem Verlust des Zugriffs auf das Konto oder dem Schließen des Kontos aufgebaut.

Vornehmlich werden die Identitäten von Sparkassen oder Volksbanken missbraucht, das Layout sowie die Qualität der Formulierungen sind nahe am Original, so verweisen einige Links in der Nachricht tatsächlich auf die offiziellen Seiten der Bank. Erst bei genauerer Betrachtung stellt man kleinere Unregelmäßigkeiten fest, beispielsweise der Wechsel vom „Sie“ auf das „Du“, fehlende Umlaute oder kleine Übersetzungsfehler.

Viele Menschen in Deutschland haben ein Konto bei der Volksbank oder Sparkasse. Daher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie die Nachricht ernst nehmen recht hoch. Das „neue S-CERT“-Verfahren aus den Sparkassenmails hört sich beispielsweise sehr nach Sicherheit an. tatsächlich ist S-CERT das „Sparkassen Computer Emergency Response Team“, also das Computer-Notfallteam der Sparkassengruppe.

Was also ist zu tun:

  • Löschen Sie solche E-Mails sofort.
  • Öffnen Sie niemals einen Link aus solchen E-Mails.
  • Machen Sie niemals Angaben auf Websites.
  • Geben Sie keine Zugangsdaten für Banking preis.

Und weil es eigentlich einfach ist, hier nochmals Tipp Nr. 1:

Löschen Sie solche E-Mails sofort!

GiroCode in FAKTURA-X

FAKTURA-X hat jetzt einen integrierten QR-Code Generator. Derzeit gibt es zwei Verwendungsmöglichkeiten:

  • Auf Wunsch kann bei Rechnungen ein GiroCode mitgedruckt werden, den der Rechnungsempfänger mit einer Banking-App scannen kann und damit alle relevanten Überweisungsdaten der Rechnung übernehmen kann.
  • Eine weitere Nutzung ist der (rechtlich nicht vorgeschriebene) Signaturcode auf Kassenbons. Dieser Code wird bereits als Klartext ausgedruckt und kann nun zusätzlich als QR-Code ausgegeben werden.

Wenn Sie eine der beiden Optionen nutzen möchten, setzen Sie sich mit unserem Kundendienst in Verbindung. Wir passen die Formulare dann entsprechend an.

Sicherheitsbedrohungen: Die Gefahr kommt näher

In den letzten Wochen kam es weltweit, aber insbesondere auch in Deutschland zu teilweise massiven Trojanerangriffen auf Computersysteme. Dabei nutzen die Verursacher bestehende Sicherheitslücken, aber auch Fehler von Anwendern aus.

Wir haben in der Vergangenheit mehrfach auf mögliche Gefahren und wichtige Maßnahmen hingewiesen, wissen aber auch, dass nicht alle Anwender das Risiko eines Trojaneerbefalls hoch genug einschätzen.

Es ist keine Frage, ob der Angriff erfolgt, sondern wann er erfolgreich ist!

Tatsächlich hat nahezu jeder schon E-Mails erhalten, die mit einer angehängten Datei versehen waren, die Viren enthält. Im einfachsten Fall werden die E-Mailadressen aus den Kontakten kopiert, in schweren Fällen das gesamte System lahmgelegt.

Die wichtigsten Schädlingstypen im Überblick:

PHISHING greift Zugangsdaten, aber auch E-Mailadressen ab. Angesichts der Tatsache, dass wir über unsere E-Mailadresse „support@fakturax.de“ immer mehr Spam erhalten, wissen wir, dass Anwender bereits infiziert sind, denn auf diese Weise gelangen E-Mailadressen in Spamlisten – und das ist noch der harmlose Fall: Oftmals gelangen auch sensible Daten in die Finger von Phishing-Betrügern, beispielweise Bankdaten.

RANSOMEWARE bleibt oftmals zunächst unbemerkt, was die Sache umso gefährlicher macht. zunächst werden gezielt Sicherheitsfunktionen deaktiviert und Schadcode nachgeladen.
Am „Tag X“ ist es dann soweit: Alle Dateien auf dem Computer oder im gesamten Netzwerk werden verschlüsselt und damit unlesbar gemacht. Im schlimmsten Fall ist die Datensicherung ebenfalls betroffen oder es gibt gar keine. Die Lösegeldforderung von Ransomeware-Erpressern liegt in der Regel im vier- bis fünfstelligen Bereich, aber ob man seine Daten nach Zahlung wiederbekommt, ist mehr als fraglich! Die Täter sitzen im asiatischen oder osteuropäischen Raum, sind damit für Behörden und Justiz unerreichbar. Der weltweite Schaden beträgt mehrere Milliarden Euro, eine Reihe von Unternehmen überlebt den Datenverlust gar nicht.

EMOTET ist noch hinterhältiger: flankiert durch Social Engineering wird das potentielle Opfer analysiert, so dass Strukturen, Zuständigkeiten und auch Umgangsformen im Unternehmen übernommen werden können. Auf diese Weise werden gerade kleinere und mittelständische Unternehmen um mehrere Millionen Euro pro Jahr erleichtert.

Schäden zu vermeiden

Die Gefahrenlage ist äußert real und wird sich weiter verschärfen. Mittlerweile kann man einige E-Mails kaum als Spam erkennen. Daher sollten die folgenden Grundsätze zur Schadensabwerh oder Schadensminimierung gelten:

  1. Fertigen Sie täglich eine Datensicherung auf einem externen Datenträger an, wie das mit FAKTURA-X geht, steht hier
  2. Stellen Sie Ihr System so ein, dass Dateiendungen angezeigt werden, erklärt wird dies hier
  3. Öffnen Sie keine E-Mailanhängsel, die Sie nicht erwartet haben, insbesondere keine Word- oder Excel-Dateien.
  4. Deaktivieren Sie Makros in Office-Dateien
  5. Führen Sie regelmäßig Prüfungen mit dem Virenscanner durch
  6. Nutzen Sie sichere Passwörter, wie das geht, steht hier
  7. Prüfen Sie regelmäßig den Sicherheitsstatus des Computers
  8. Laden Sie immer alle Sicherheitsupdates des Betriebssystems und  von Anwendungen herunter.
  9. Antworten Sie niemals auf Spam-Nachrichten.
  10. Um gegen EMOET gewappnet zu sein, vereinbaren Sie mündlich mit Mitarbeitern ein geheimes, wöchentlich wechselndes Codewort, dass Sie als Hinweis auf die Echtheit einer Nachricht einfügen, wenn Sie beispielsweise Überweisungen per E-Mail anordnen.

Da der Umfang der notwendigen Maßnahmen sehr groß ist, können Sie uns für ein Sicherheitskonzept auch anspechen.

Digitalisierung: Sinnvoll für Ihren Betrieb

In den letzten Wochen hat die Förderung zur Digitalisierung im Rahmen der Corona-Hilfen viel Staub aufgewirbelt. Es zeigte sich leider auch, dass einige Steuerberater viel Fantasie, aber wenig Fachwissen für ihre Mandanten bereithalten. Trauriger Tiefpunkt waren Behauptungen, die Förderung würde verlost oder wäre an eine Mindestmitarbeiterzahl gekoppelt. Einige Steuerberater hatten auch einfach keine Lust, ihre Mandanten zu beraten oder den Förderantrag zu stellen.

Dabei wäre die Digitalisierungsoffensive die Gelegenheit gewesen, die DATEV Anbindung zu realisieren und dauerhaft Ressourcen und Geld zu sparen.

Leider glauben immer noch viele Anwender, dass die DATEV Anbindung mit Mehraufwand verbunden ist. Dabei ist Übergabe der Daten identisch mit dem Erstellen eines Umsatzjournals, erfordert also keinerlei Mehraufwand. Sollten Sie DATEV also nicht einsetzen, dann nutzen Sie die Chance, dauerhaft Geld zu sparen und sprechen Sie uns an.

IHK-Tipp zur Kassennachschau

Ein wichtiger Hinweis der IHK, den wir hier weitergeben, betrifft den Ablauf bei einer Kassennachschau:

Die Kassennachschau kann spontan erfolgen. In der Praxis werden Mitarbeiter des Finanzamts im Abholmarkt einen Kassensturz verlangen.

Es ist dann aber keinesfalls statthaft, dass ein Prüfer den Bargeldbestand zählt!

Im Gegenteil ist die Forderung, die Bargeldbestände zur Überprüfung auszuhändigen ein klarer Hinweis, dass es sich nicht um Mitarbeiter der Finanzbehörde, sondern um Trickbetrüger handelt.

Der Aufforderung sollte daher keinesfalls nachgekommen werden, sondern es sollte umgehend die Polizei gerufen werden.

Lassen Sie sich vor Beginn der Kassennachschau von allen Beamten die Dienstausweise zeigen. Im Zweifelsfall kündigen Sie an, zur Sicherheit die Polizei zu rufen. Echte Mitarbeiter der Finanzbehörde werden dies nicht verhindern, sondern akzeptieren.

Informieren Sie alle Mitarbeiter über den Ablauf einer Kassennachschau!

Kassenbonpflicht

Aufgrund einiger Nachfragen in den letzten Wochen weisen wir darauf hin, dass die Pflicht zum Ausdruck eines Kassenbons auch nach der TSE-Einführung bestehen bleibt:

Da auf dem Kassenbon eine TSE-Signatur abgedruckt werden muss, ist diese Pflicht auch nachvollziehbar, denn die Signatur ist Grundlage der Prüfung der TSE-Aktivität, da dem Bon ein gespeicherter Vorgang zugeordnet werden kann.

Um eine Rechtssicherheit zu gewährleisten ist der Bondruck daher seit der TSE-Einführung nicht mehr abschaltbar.

Die gesetzliche Pflicht zum Druck eines Kassenbons ist in §146a Abs. 2 Abgabenordnung geregelt und hat Gesetztescharakter. Die haarsträubenden Ideen einiger Steuerberater führen u.U. zum Verwerfen der Kassenführung bei der nächsten Kassennachschau.

TSE: Stand der Dinge

Die TSE ist nun seit einigen Wochen im Praxiseinsatz und wir können zufrieden feststellen, dass der Betrieb nahezu störungsfrei verläuft.

Die Installation verlief auf einigen Kassen verzögert, weil die TSE auf zusätzliche Betriebssystemkomponenten angewiesen war, auf vielen Kassen aber die Windows Updates nicht regelmäßig durchgeführt wurden. Dies musste dann auf den Systemen manuell durchgeführt werden.

Tipp: Wenn die TSE im laufenden Betrieb Selbsttests durchführt und dabei Kassiervorgänge unterbricht, sollte die Kasse abends heruntergefahren und ausgeschaltet werden, damit der Selbsttest immer während des Starts am Morgen erfolgt.

Noch ein Hinweis zur Signatur und QR-Codes: Die Signatur der TSE ist rechtlich vorgeschrieben und darf nicht gekürzt oder entfernt werden. Dass die vielen, scheinbar sinnlosen Buchstaben und Zahlen den Ausdruck verlängern, mag unnötig erscheinen, ist aber vorschriftsmäßig. Prüfen Sie daher bitte, ob Signatur vollständig und lesbar ist. Ein Ausdruck der Signatur als QR-Codes ist übrigens möglich, aber nicht vorgeschrieben. Sollten Sie den Druck des QR-Codes wünschen, fragen Sie unseren Kundendienst.

Vorschau 2022

In den folgenden Abschnitten informieren wir Sie über die geplanten Neuerungen in FAKTURA-X in 2022.

Tablet

Die Auslieferung von Waren inklusive Rückerfassung und Unterstützung bei Bargeschäften ist nun mit einem Tablet möglich, auf dem FAKTURA-X arbeitet.

Aktuell werden der „elektronische Lieferschein“ und die Rückerfassung, sowie die Barzahlung der Lieferung unterstützt.
In einer kommenden Ausbaustufe wird auch eine mobile Kasse integriert, die dann mit der notwendigen Hardware (Bondrucker, TSE) betrieben werden kann.

Es stehen zwei verschiedene Varianten zur Verfügung:

– Tablet 4310 mit 8“ für 659,00 € (zzgl. MwSt.)
– Tablet 4018 mit 10“ für 1.199,00 € (zzgl. MwSt.)

Die zugehörige FAKTURA-X Lizenz kostet monatlich 15,00 €

ELSTER

Ihre USt.-Voranmeldung können Sie demnächst direkt aus FAKTURA-X an das Finanzamt melden, da FAKTURA-X derzeit ein ELSTER-Modul enthält. Die Meldung kann anschließend genutzt werden kann, um mit SEPA die Überweisung des Zahlbetrags durchzuführen.

ZUGFeRD/XRechnung

FAKTURA-X ist bereits für die elektronischen Rechnungsformate ZUGFeRD (Deutschland) und XRechnung (EU) vorbereitet. Mit diesen Standards können Sie Kunden, insbesondere Öffentliche Einrichtungen und Behörden mit elektronischen Rechnungen versorgen, aber auch selbst elektronische Rechnungen einlesen, ohne Belege abtippen zu müssen.

EC Cash

Im Frühjahr werden wir endlich die Kartenzahlung in die Kasse integrieren. Im ersten Schritt wird der Zahlbetrag direkt auf das Terminal übertragen, so dass das manuelle Eintippen entfällt.
Eine zweite Ausbaustufe könnte zusätzlich die Integration der Terminalfunktionalität beinhalten, diese Option ist jedoch aufgrund der sehr hohen Anforderungen an die Rechtsvorgaben noch ein Konzept

DATEV

Im kommenden Jahr wird die DATEV Integration noch mehr Möglichkeiten für FAKTURA-X Anwender bieten, so können Belege dann nicht nur in FAKTURA-X verknüpft, sondern auch direkt in die DATEV-Cloud hochgeladen werden. Die Integration wird das Zusammenspiel zwischen FAKTURA-X und DATEV intensivieren, damit Sie weniger Aufwand und Kosten bei der Buchhaltung haben.

Webshop

Um Webshops anzubinden, haben wir bisher eine freie Schnittstelle angeboten und auch öffentlich spezifiziert (https://wiki.fakturax.de/index.php?title=Schnittstellenleitfaden). Zusätzlich zu diesem Leitfaden werden wir mit einem Softwarepartner im Laufe des Jahres einen Konverter anbieten, der die Anbindung von Webshops stark vereinfacht und so einfach und kostengünstig die Möglichkeit anbietet, Stammdaten von FAKTURA-X an den Webshop zu senden und Aufträge aus dem Webshop abzurufen und direkt zu verarbeiten.

Gastro-Kasse

Erfreulich gut entwickelt sich ein weiteres Projekt in unserem Hause: Eine Kasse für die Gastronomie.
Wir werden Ende Februar 2022 die kompakte Bistrokasse FAKTURA-X GastroB ausliefern, die besonders preisgünstig ist und sich für Imbiss, Kiosk und kleine Restaurants eignet, die keine Tischverwaltung benötigen.
Im Sommer 2022 folgt dann die leistungsstarke Restaurantkasse FAKTURA-X GastroR, die zusätzlich eine Tischverwaltung mit Reservierungsplan enthält. Eine Besonderheit ist der grafische Tischplan, der einfache Zuordnung von Tischen ermöglicht und Funktionen wie das Wechseln eines Tisches und Splitabrechnungen beinhaltet. Für verschiedene Betriebssituationen können Szenen beispielsweise für den Restaurantbetrieb, Feiern oder Bühnenveranstaltung erstellt und bei Bedarf geladen werden.

FAKTURA-X Neuerungen 02/2022

In den folgenden Abschnitten lesen Sie alles über die Neuerungen im Update Februar 2022.

Tourenplanung

Die Überarbeitung der Tourenplanung bietet nun einen Dialog für die Konfiguration der Ausgabe von Lieferformularen, also Lieferscheine, Ladeliste, Tourenplan und Abrechnungsliste. Der Dialog ermöglicht eine bequeme Auswahl und speichert auf Wunsch die gewählten Einstellungen für den nächsten Einsatz.
Als Neuerung wurde der Export der Dokumente als PDF mit Versand als E-Mail und die Auswahl der Lieferadressen integriert. Die zugehörigen Formulare wurden überarbeitet und bieten nun eine bessere Übersicht.

Internet

Der Versand von E-Mail und alle webbasierten Dienste von FAKTURA-X wurden überarbeitet und aktualisiert. Der Versand ist nun schneller und zuverlässiger.

Listendruck

Viele Listen wurden überarbeitet und im stehen nun im modernen, übersichtlichen Querformat zur Verfügung.

Kasse

Das Kassensystem kann nun auf Wunsch Pfandtasten in doppelter Breite, mit einer längeren Beschriftung und der Möglichkeit, die Pfandübersicht zu sortieren, anzeigen. Auch Leerfelder sind möglich. Wir wissen, dass viele Anwender sich diese Verbesserung gewünscht haben.

Schnittstellen

Die Schnittstellen zu Octopus und Kollex sind nun einsatzbereit. Wir empfehlen ausdrücklich Octopus, da dieses System branchenneutral und datensparsam ist. Mehr zu den Schnittstellen erläutern wir gerne auf Anfrage. schreiben Sie uns einfach eine E-Mail mit dem Stichwort „Schnittstellen“.

DropBox

Die Synchronisation mit der Dropbox wurde vereinfacht. Die Bereitstellung von Daten kann nun ohne separates Skript durchgeführt werden und kann nach Bedarf eingestellt werden.

Mit FAKTURA-X Kosten sparen

Viele Getränkehändler müssen weiterhin mit Umsatzeinbrüchen rechnen, weil die Pandemie erneut zu Einschränkungen in der Wirtschaft führt.
Um Kosten zu sparen, nutzen leider immer noch zu wenige Anwender zwei Möglichkeiten, die FAKTURA-X bietet: Den Belegversand als E-Mail und die Übergabe der Umsatzdaten als Buchungsstapel an den Buchhalter/Steuerberater.
Dabei sind so pro Auftrag Kosten von zwei Euro für die Belegerstellung vermeidbar, nämlich ein Euro für Papier, Druck, Kuvert und Porto und einen weiteren Euro für Kontierungskosten.

Stellen Sie Ihre Kunden also auf Rechnungen als E-Mail um. Sie benötigen nur die E-Mailadresse des Kunden und sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern entlasten auch die Umwelt.

Übermitteln Sie die Auftragsbelege direkt an den Buchhalter/Steuerberater. Das geht genauso einfach, wie das Erstellen eines Umsatzjournals. Der Buchhalter/Steuerberater erhält die Daten als E-Mail und liest den Buchungsstapel einfach ein. Im Gegenzug sparen Sie die Kontierungskosten.

Übrigens spart das ebenfalls die Kosten für den Druck der Rechnungskopie und Zeit. Und auch hier entlasten Sie die Umwelt.

Sie können auch Rechnungseingänge ohne viel Aufwand selbst kontieren und Zahlungsanweisungen für das Online-Banking erstellen. Sie vermeiden Fehler und sparen auch hier Zeit. Ein wichtiger Aspekt ist aber auch, dass Sie mehr Übersicht über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens erhalten und besser entscheiden können!

Möchten Sie Kosten sparen und Arbeitsabläufe vereinfachen? Dann schreiben Sie uns einfach eine E-Mail mit dem Stichwort „E-Rechnung“ und „DATEV“.

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