Da wir ab und zu Fragen zu diesem Thema erhalten, hier ein paar Informationen, warum Ihre E-Mail vielleicht nicht beim Empfänger ankommt.

Häufige Ursachen

Zunächst der einfachste Tipp: Prüfen Sie, ob Ihre und die Adresse des Empfänger gültig ist. Das ist schon dann nicht der Fall, wenn Umlaute („ä“, „ö“, „ü“, „ß“), Leerzeichen, Komma oder Semikolon verwendet werden.

Dazu übrigens ein Tipp: Wenn Sie in FAKTURA-X mehrere E-Mailadressen in das Feld „E-Mail einsetzen möchten, können Sie diese Adressen mit einem Komma trennen (beispielsweise „a.b@c.de,b.c@c.de“).

Sollte ein ungültiges Zeichen in eine E-Mailadresse geraten, erfahren Sie dies in der Regel durch die E-Mail des Empfangsservers, die mit „Undelivered Message“ o.ä. beginnt. Lesen Sie sich die Nachricht vollständig durch, auch wenn es Mühe kostet: Der Grund für das Scheitern des Versands wird in der Nachricht erläutert und hilft bei der Problembehebung.

Einige Server reagieren bereits beim Versand mit einer Fehlermeldung, die auf eine nicht vorhandene E-Mailadresse hinweist. Achten Sie deshalb auf den Inhalt von Fehlermeldungen. Auch hier wird der Grund für den Fehler genannt und hilft bei der Korrektur weiter.

Es kann sein, dass Ihr Mailserver Probleme mit der Annahme Ihrer E-Mail hat. Die Gründe reichen von falschen Zugangsdaten bis hin zu nicht oder falsch konfigurierten Sicherheitseinstellungen. Sie können in den Einstellungen von FAKTURA-X (Hauptmenü „Optionen|Einstellungen“, Register „Kommunikation“) die Einstellungen überprüfen. Achten Sie darauf, dass E-Mailadresse, Benutzername und Passwort korrekt sind und zusammengehören.
Beim Thema Sicherheit erfahren Sie die korrekten SSL- Einstellungen von Ihrem E-Mailprovider: Ob Sie SSL einschalten können (dann sollten Sie es tun) oder sogar müssen und welcher Port für den Versand eingestellt werden muss, kann dieser Ihnen sagen.

Sind Ihre E-Mails Spam?

Es kommt immer häufiger vor, dass E-Mails beim Empfänger im Spamordner landen. Das betrifft auch Ihre geschäftliche Korrespondenz und den Belegversand, auch wenn es sich dabei natürlich nicht um Spam handelt. Problematisch ist, dass die Spamordner sich schnell füllen und eine Überprüfung kaum noch vorgenommen wird. Ergo werden die Nachrichten irgendwann ungeprüft gelöscht, dabei gehen dann auch wichtige Nachrichten, beispielsweise Ihre Rechnungen an den Kunden, verloren.
Wie kann man verhindern, dass Ihre versendeten E-Mails beim Empfänger als Spam deklariert werden?

Whitelisting

Dazu sollten Sie den Empfänger darauf hinweisen, dass er zunächst seinen Spamfilter prüft und Ihre E-Mailadresse als vertrauenswürdig kennzeichnet.
Beim sogenannten Whitelisting werden E-Mailadressen und Server als vertrauenswürdig eingestuft. Das Gegenteil ist das sogenannte Blacklisting, bei dem eine Adresse oder ein Server als unseriös deklariert werden. Sollten Sie auf einer Blacklist stehen, klären Sie mit Ihrem E-Mailprovider, wie es dazu kam.

SPF-Records

Des Weiteren können Sie Ihren E-Mailprovider bitten, für Ihren Versandserver (SMTP) eine Technik einzurichten, die das Fälschen des Absenders einer E-Mail erschweren soll (SPF-Record).
Mit einem SPF Resource Record kann eine Sender Policy für einen DNS-Namen definiert werden. Dazu wird in der DNS-Zone einer Domain ein spezieller TXT Resource Record eingetragen, der festlegt welche Computer E-Mails für eine Domäne versenden dürfen. Der Empfänger kann dann, sofern er SPF unterstützt, prüfen ob der versendende Computer die Rechte für den E-Mail-Versand für diese Domain hat. So werden Absenderadressfälschungen verhindert.

E-Mailadresse optimieren

Es kann vorkommen, dass eine Spam-Prüfung zuschlägt, weil die Absenderadresse der E-Mail keinen Rückschluss auf das versendende Unternehmen gibt. Das ist speziell dann ungünstig, wenn GMX- oder WEB-Adressen verwendet werden, aber auch T-ONLINE kann betroffen sein. Besser ist eine E-Mailadresse, die Ihren Firmennamen enthält, also „info@getraenke-mueller.de“. Sollten Sie also eine eigene Website betreiben, lassen Sie sich von Ihrem Website-Provider auch eine passende E-Mailadresse einrichten.
Dies hat im Übrigen handfeste Vorteile: Ihre Domain ist Ihre Adresse, Sie haben die Kontrolle und sind unabhängig. Wenn Sie beispielsweise Ihren Telekom-Vertrag kündigen würden, verschwände auch Ihre t-online.de E-Mailadresse. Bei Ihrer eigenen Domain kann das nicht passieren.
Und letztendlich wirkt eine E-Mail von Ihnen auch professioneller, wenn die Domain Ihren Firmennamen trägt.

Noch ein Hinweis in eigener Sache

Wir informieren Sie gerne über wichtige Themen in der IT und versuchen, mit praktischen Ratschlägen Hilfestellung zu geben.
Wir sind aber nicht Ansprechpartner für andere Dienstleister, mit denen Sie arbeiten. Daher können wir keine Fragen beantworten, die der Betreiber Ihres E-Mailservers, der Internetprovider oder Ihr Domainhoster bearbeiten muss.

Weiterführende Informationen

Natürlich gibt es zu diesem Thema  einen WIKI Artikel, der hier bereitsteht.