FAQ

FAQ (= Frequently Asked Questions, zu deutsch: Häufige Fragen)

Umgang mit Fehlermeldungen

Auch wenn Fehlermeldungen manchmal unverständlich auf Sie wirken, für uns sind sie wertvolle Hinweise auf Ursachen! Daher sollten Sie eine Fehlermeldung nicht einfach bestätigen, sondern an uns weiterleiten. Zu Programmfehlern können Sie hier einen Artikel lesen.

Fehlermeldungen an den Kundendienst senden

Mit der aktuellen Version von FAKTURA-X ist dies recht einfach: Sie erhalten bei Fehlermeldungen aus FAKTURA-X die Möglichkeit, die Meldung an den Kundendienst weiterzugeben. Wenn Sie dies tun wollen, müssen Sie im folgenden Dialog einige Fragen beantworten:

Der Dialog Fehlermeldung einsenden

• Erstellen Sie eine Beschreibung, die Auskunft darüber gibt, welche Funktion unter welchen Bedingungen das Problem erzeugt hat.
• Geben Sie an, ob Sie die Meldung immer wieder bei der gleichen Prozedur erhalten, das betroffene Modul oder das Programm versuchsweise neu gestartet haben oder im Zweifelsfall den Computer neu gestartet haben.
• Geben Sie an, ob das Problem anhaltend auftritt oder zum ersten Mal.

Das System kann den Fehler mit der Fehlermeldung dann an den technischen Kundendienst weiterleiten.

Sie können zusätzlich mit Ihrem Mobilfunkgerät den Bildschirm abfotografieren, falls der Kundendienst noch Fragen zum Problem hat oder die Fehlerbeschreibung nicht ausreichend ist.

Bevor Sie einen Fehler melden, versuchen Sie zunächst, das Problem selbst zu beseitigen:

• Prüfen Sie, ob Eingaben und Voreinstellungen plausibel sind.
• Prüfen Sie, ob das Problem durch die Anwendung ausgelöst wird oder durch eine andere Systemkomponente oder ein angeschlossenes Gerät.
• Prüfen Sie, ob der Fehler durch einen Neustart der Anwendung gelöst wird.

Fehlermeldungen kopieren

1. Drücken Sie Strg + C, um die Meldung in die Zwischenablage zu kopieren.
2. Bestätigen Sie die Meldung.
3. Öffnen Sie im Menü Hilfe → Kritik & Anregungen.
4. Wählen Sie die Art der Meldung und das Modul aus.
5. Klicken Sie in das Feld "Beschreibung".
6. Drücken Sie Strg + V, um die Meldung in das Textfeld zu übertragen.
7. Geben Sie an, wie der Fehler aufgetreten ist. Je genauer Ihre Beschreibung ist, desto schneller können wir das Problem erkennen.
8. Senden Sie die Meldung ab.

Fehlermeldungen fotografieren

Fotografieren Sie die Fehlermeldung einfach mit Ihrem Mobilfunkgerät vom Bildschirm ab.

E-Mail Probleme

Bei der Konfiguration von E-Mailverbindungen treten häufig Fragen auf, die in diesem Abschnitt beantwortet werden.

Grundlegendes zu E-Mail

Der Versand von E-Mailnachrichten ähnelt dem Versand eines Briefes. Es gibt aber auch Unterschiede.

Die Stationen eines Briefs:

• Ein Brief wird mit Papier und Stift geschrieben und kuvertiert, damit ihn niemand während des Transport lesen kann.
• Der Brief wird in einen Briefkasten eingeworfen. Ab jetzt ist der Postdienstleister zuständig.
• Der Brief wird vom Postdienstleister zum Empfänger transportiert und in dessen Briefkasten eingeworfen.
• Der Empfänger öffnet das Kuvert und liest den Brief.

Die Stationen einer E-Mail

• Eine E-Mail wird in einem E-Mail Client geschrieben (beispielsweise Outlook, Thunderbird, FAKTURA-X). Die E-Mail wird für den Versand verschlüsselt, damit sie niemand während des Transport lesen kann.
• Die E-Mail wird an einen SMTP-Versandserver übergeben. Ab jetzt ist der Versandserver zuständig.
• Die E-Mail wird an einen POP3 oder IMAP-Empfangsserver transportiert. Ab jetzt ist dieser Empfangsserver zuständig.
• Der Empfänger lädt die E-Mail von dem Empfangsserver verschlüsselt und liest sie in einem E-Mail Client (beispielsweise Outlook, Thunderbird, jedoch nicht FAKTURA-X).

FAKTURA-X übernimmt die Funktion eines versendenden E-Mailclients, bietet also Funktionen für das Schreiben der E-Mail und den Versand der E-Mail an den SMTP-Server.

• FAKTURA-X empfängt keine Nachrichten.
• FAKTURA-X ist kein SMTP-, IMAP- oder POP3-Server.
• FAKTURA-X nutzt keinen anderen E-Mailclient (beispielsweise Outlook, Thunderbird).

Diese grundlegenden Fakten müssen berücksichtigt werden. Wenn E-Mails empfangen werden sollen, wird ein externer E-Mailclient benötigt. Bei Störungen der Mailserver muss der Dienstanbieter des Servers kontaktiert werden. Der Kundendienst von FAKTURA-X kann in diesem Fall nicht helfen.

Einrichtung

Für die korrekte Funktion muss FAKTURA-X in die Lage versetzt werden, sich korrekt mit den SMTP-Server des E-Mailsystems zu verbinden, um E-Mails zu übertragen.

Die Konfiguration der E-Mailkommunikation werden zentral verwaltet und können im Register "Kommunikation" des Einstellungsmodul bearbeitet werden:

• So starten Sie die Einstellungen
• So rufen Sie das Register Kommunikation auf
• Hier finden Sie die Einstellungen für die E-Mail Kommunikation

Checkliste

Für die Konfiguration der E-Mailkommunikation benötigen Sie folgende Angaben, die Ihnen Ihr Dienstleister, der Ihre E-Mailadressen verwaltet.

Die Angaben in diesem Bereich müssen absolut korrekt sein! Das betrifft sowohl den Namen des SMTP-Servers, die Ports und die SSL-Konfiguration, als auch die Zugangsdaten, also Benutzername und Passwort.

E-Mail Client

FAKTURA-X versendet E-Mails direkt an den eingestellten SMTP-Server.

Es besteht keinerlei Abhängigkeit von einer eventuell installierten E-Mail Anwendung wie Outlook oder Thunderbird. Der E-Mailversand wird ausschließlich von der Anwendung selbst organisiert.

Name des SMTP-Mailservers

Diese Angabe erhalten Sie von Ihrem Anbieter.

Eine Auswahl von bekannten Mailservernamen und deren Einstellungen finden Sie [[1]]

Sie müssen den korrekten SMTP-Server Ihres Dienstanbieters verwenden.

Port und SSL-Verschlüsselung

Diese Angabe erhalten Sie von Ihrem Anbieter.

Häufige Portangaben sind:

• 25 (ohne SSL)
• 465 (mit SSL)
• 587 (mit oder ohne SSL)
• 995 (mit TLS oder SSL)

Die Angaben zur korrekten SSL- und Portkonfiguration erhalten Sie ausschließlich von Ihrem E-Mailanbieter.

Benutzername und Passwort

Diese Angabe erhalten Sie von Ihrem Anbieter.

Beachten Sie bei der Eingabe der Zugangsdaten auch Groß- und Kleinschreibung. Die Angaben zur korrekten SMTP-Konfiguration erhalten Sie ausschließlich von Ihrem E-Mailanbieter.

Die Angaben zur korrekten SSL- und Portkonfiguration erhalten Sie ausschließlich von Ihrem E-Mailanbieter.

Absender

Als Absender-E-Mailadresse wird die E-Mailadresse verwendet, die im Register "Firma" als E-Mailkontakt angegeben wurde.

Die Absenderadresse muss vom SMTP-Server akzeptiert werden, also üblicherweise mit dem SMTP-Servername übereinstimmen, ansonsten scheitert der Versand von E-Mails!

Kopieempfänger

Die Angabe des Kopieempfängers ist optional.

Tipps

Im Folgenden haben wir einige Erfahrungen zusammengestellt, die bei speziellen Anbietern zu Problemen führen können.

Telekom

Bei E-Mailadressen von T-Online ist das Passwort in der Regel nicht mit dem Passwort für die Online-Abfrage von E-Mails identisch. T-Online verlangt für die Abfrage von E-Mails mit externen Programmen die Erstellung eines separaten Passworts. Die Benutzerkennung ist die E-Mailadresse des Hauptbenutzers.

Microsoft Exchange

Microsoft Exchange muss vor der Nutzung mit FAKTURA-X so konfiguriert werden, so dass Microsoft Exchange die SMTP-Anfragen von FAKTURA-X akzeptiert. Dies muss der Microsoft Exchange-Administrator durchführen.

Google Mail

Google Mail kann nicht mit OAuth 2.0 konfiguriert werden, weil dies nicht von FAKTURA-X unterstützt wird.

Fehlermeldungen

Im folgenden werden einige Fehlermeldungen beschrieben und erläutert.

Could not load ssl library

Die Anwendung versucht, die notnweigen SSL-Bibliotheken zu laden, aber das Betriebssystem verbietet den Zugriff auf die Datei.

Lösung: Aktualisieren Sie FAKTURA-X. Ein aktuelles Update sollte das Problem beseitigen. Alternativ können Sie versuchen, die Nachricht noch einmal zu senden. In der Regel ist der zweite Versuch erfolgreich.

Diese Meldung wird von FAKTURA-X gemeldet

Error connecting with SSL

Der Verbindungsaufbau mit SSL scheitert, weil Microsoft die Kommunikation über SSL 1.0 ausgeschaltet hat. Es wird ein Verbindungsaufbau mit SSL 2.3 oder höher verlangt.

Lösung: Aktualisieren Sie FAKTURA-X. Ein aktuelles Update sollte das Problem beseitigen.

Diese Meldung wird von SMTP-Server gemeldet

Password incorrect

Diese Meldung wird vom SMTP-Server gemeldet

Connection closed Gracefully

Der Server akzeptiert die Zugangsdaten nicht, oder ein Antivirenprogramm blockiert die Verbindung.

Lösung: Prüfen Sie die Zugangsdaten, also Benutzername und Passwort. Die Absenderadresse muss vom SMTP-Server akzeptiert werden. Sofern ein separates Antivirenprogramm verwendet wird, schalten Sie dieses vorübergehend testweise aus. Sollte das Problem mit abgeschaltetem Antivirenprogramm nicht mehr auftreten, müssen Sie das Antivirenprogramm anders konfigurieren oder entfernen.

Diese Meldung wird vom SMTP-Server gemeldet

Auftragsdokumente per E-Mail versenden

Wenn für den Versand von Auftragsdokumenten als PDF-Anhang einer E-Mail andere Formulare verwendet werden sollen, als beim Ausdrucken, können für Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen abweichende Vorlagen zugewiesen werden.

Dies kann genutzt werden, wenn ansonsten beim Ausdruck vorgedrucktes Briefpapier verwendet wird

Um solche Vorlagen zu verwenden, müssen diese ggf. erstellt werden und an jedem Arbeitsplatz zugewiesen werden:

1. Rufen Sie die die Einstellungen im Menü Optionen → Einstellungen auf
2. Rufen Sie das Register Formulare auf
3. Rufen Sie das Unterregister E-Mail auf

Im Register E-Mail werden die Formulare zugewiesen. Üblicherweise unterscheidet sich der Name des E-Mailoptimierten Formulars durch den Zusatz "Mail", also "AngebotMail.qr2" anstatt "Angebot.qr2", "BestellungMail.qr2" anstatt "Bestellung.qr2", sowie "RechnungNMail.qr2" anstatt "RechnungN.qr2".

Dieser Zusatz wird analog für alle Einträge angewendet

Sichern Sie die Änderungen.

Druckerprobleme

Problem: Der Ausdruck erfolgt auf dem falschen Drucker

Wenn der Ausdruck auf einem falschen Drucker erfolgt, ist die Zuweisung des Druckers nicht korrekt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein neuer Drucker im System zugefügt oder ein bestehender Drucker entfernt wurde.

Vor dem Zufügen oder Entfernen von Druckern im System sollte FAKTURA-X beendet und anschließend neu gestartet werden.

Beim Start der Anwendung wird eine Warnung ausgegeben, wenn die Anzahl der Drucker sich geändert hat, weil ein Drucker zugefügt oder entfernt wurde. Diese Warnung wird aber nicht ausgegeben, wenn die Anzahl der Drucker gleich geblieben ist, weil die gleiche Anzahl Drucker entfernt und zugefügt wurde. Wenn die Warnung erscheint, wird das Konfigurationsmodul gestartet. Sie können diese Zuweisung der Drucker im Register Formulare des Einstellungmoduls überprüfen und ändern.

Problem: Anstatt eines Ausdrucks soll ich den Speicherort für eine XPS- Datei angeben

Wie im vorstehenden Fall ist die Zuweisung des Druckers nicht mehr korrekt, da ein Drucker im System zugefügt wurde. Dies kann auch automatisch durch ein Windows-Update geschehen sein. Ein bekanntes Beispiel ist der Microsoft XPS- Drucker, der automatisch im System installiert wird. Die Zuweisung der Drucker kann im Register Formulare des Einstellungsmoduls überprüfen und geändert werden.

Problem: Der Bondrucker druckt nicht

1. Ist der Drucker eingeschaltet? Wenn der Drucker nicht eingeschaltet ist oder nicht mit Strom versorgt wird, leuchtet keine Statusanzeige.

• Schließen Sie den Drucker an die Stromversorgung an und schalten Sie ihn ein.
• Wenn der Drucker trotz gesicherter Stromversorgung nicht eingeschaltet werden kann, ist er eventuell defekt und muss repariert oder getauscht werden.

2. Ist der Drucker betriebsbereit? Wenn am Drucker nicht nur die grüne Statusanzeige, sondern auch eine gelbe oder rote Anzeige aufleuchtet, deutet dies auf ein Problem hin.

• Bei einen Papierstau muss feststeckendes Papier entfernt werden.
• Bei fehlendem Papier muss Papier nachgefüllt werden.

3. Ist der Drucker korrekt zugewiesen? Wenn der Drucker betriebsbereit ist, aber der Ausdruck auf einem falschen Drucker erfolgt, ist die Zuweisung des Druckers nicht korrekt.

• Sie können diese Zuweisung im Register Formulare des Einstellungsmoduls ändern.

4. Ist der Drucker mit dem Computer verbunden? Wenn der Drucker nicht korrekt am Computer angeschlossen ist, kann er nicht genutzt werden.

• Prüfen Sie, ob die Kabelverbindung zwischen Computer und Drucker besteht.
• Prüfen Sie, ob das Anschlusskabel defekt ist.
• Bei Netzwerkdruckern oder Funkdruckern prüfen Sie, ob die Anschlusseinstellungen im Gerätemanager korrekt eingerichtet sind.

Behandlung von Pfand und Umsatzsteuer

Eine Besonderheit stellt die Umsatzsteuerberechnung von Pfand dar. Grundsätzlich wird das Pfand mit der vollen Umsatzsteuer beaufschlagt. Im Privatkundenbereich gilt jedoch die Gepflogenheit, dass Pfand ohne Mehrwertsteuer abgegeben und auch zurückgenommen wird. Das führt bei Steuerberatern oft zu Irritationen. Hier einige Beispiele:

Fall	Pfandbezug von Lieferant	Verkauf	Rückkauf	Rückgabe an Lieferant	MwSt. Saldo	Ertrag
1	-33,00 + -6,27 = -39,27	an Gewerbekunde 33,00 + 6,27 = 39,27	von Gewerbekunde -33,00 + -6,27 = -39,27	33,00 + 6,27 = 39,27	0,00	0,00
2	-33,00 + -6,27 = -39,27	an Privatkunde 33,00 + 0,00 = 33,00	von Privatkunde -33,00 + -0,00 = -33,00	33,00 + 6,27 = 39,27	0,00	0,00
3	-33,00 + -6,27 = -39,27	an Gewerbekunde 33,00 + 6,27 = 39,27	von Gewerbekunde -66,00 + -12,54 = -72,54	66,00 + 12,54 = 72,54	39,27	0,00
4	-33,00 + -6,27 = -39,27	an Privatkunde 33,00 + 0,00 = 33,00	von Privatkunde -66,00 + -0,00 = -66,00	66,00 + 12,54 = 72,54	39,27	6,27
5	-33,00 + -6,27 = -39,27	an Privatkunde 27,73 + 5,27 = 33,00	von Privatkunde -55,46 + -10,54 = -66,00	66,00 + 12,54 = 72,54	33,00	5,27

Im vierten Fall muss Umsatzsteuer in Höhe von 6,27 € an die Finanzbehörden abgeführt werden. Durch die nachträgliche Änderung des Pfandwerts im fünften Fall mit „Integration“ der Mehrwertsteuer vermindert sich die Umsatzsteuer zugunsten des Ertrags. Dieser Effekt darf von „kleinen“ Getränkehändlern genutzt werden. Dazu hat der Deutsche Industrie und Handelskammertag (DIHK, F6 Finanzen und Steuern) im Jahr 2004 eine Stellungnahme veröffentlicht.

Demnach ist der Lösungsansatz des DIHK, dass ohne gesonderten Ausweis der Steuer das Pfand, mit dem die Verpackung von der Herstellerstufe bis zum Einzelhandel belegt ist, ein Betrag, der die Umsatzsteuer enthält, darstellt. Verbleibende Pfandbeträge beim Verkäufer sind, wenn sie ohne ausgewiesene Umsatzsteuer berechnet wurden, als Bruttobetrag aufzufassen und die Umsatzsteuer ist vom Händler aus dem Pfandbetrag herauszurechnen. In einem vereinfachten Verfahren bleiben die in Rechnung gestellten und bei Rückgabe des Leerguts rückgewährten Pfandbeträge bei der laufenden Umsatzbesteuerung zunächst unberücksichtigt und werden am Ende des Kalenderjahres als Saldo ermittelt. Ein Pfandüberschuss wird im letzten Voranmeldungszeitraum des Jahres der Umsatzsteuer unterworfen, ein Saldo zugunsten des Abnehmers wird als steuerpflichtige Lieferung von Leergut behandelt (Unternehmereigenschaft vorausgesetzt). Der Abnehmer des Pfandgutes kann die auf den Saldo entfallende Steuer als Vorsteuer abziehen, wenn sie ihm gesondert in Rechnung gestellt ist. Auch die Verrechnung der Leergutrücknahme mit der Vollgutlieferung bei jeder Rechnung wird von der Finanzverwaltung anerkannt. Der Umsatzsteuer unterliegt dann nur der Netto-Rechnungsbetrag. Die Vereinfachung muss beim Finanzamt beantragt werden.

Pfandzahlungen sind Betriebseinnahmen. Für fällige spätere Pfandrückzahlungen ist eine Rückstellung zu bilden, und zwar in der Höhe, wie mit der Zahlung tatsächlich zu rechnen ist. Für Rückholungen von Leergut ist keine Rückstellung zu bilden. Für selbst verauslagte Pfandgelder ist eine Forderung auf Rückerstattung zu aktivieren. Forderungen und Rückstellungen dürfen nicht saldiert werden.

Der Lösungsansatz der Finanzverwaltung: Die Rückzahlung von Pfand ist auf allen Handelsebenen und insbesondere beim Geschäft mit dem Endabnehmer, denn hier ist es eben von ausschlaggebender Bedeutung, ganz simpel eine Entgeltminderung. Sprich der Umsatz und damit die Umsatzsteuer werden reduziert. Die Frage der Vorsteuer und einer ordnungsgemäßen Rechnung stellt sich erst gar nicht. Auch ist das Pfand, wie hier ausgeführt wurde, kein durchlaufender Posten im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Wäre es nämlich ein durchlaufender Posten, würden die Pfanddifferenzen die immer entstehen, umsatzsteuerlich nicht erfasst.