Buchen

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Im Folgenden werden die verschiedenen Optionen für das Buchen von Zahlungseingängen erläutert.

Buchen im Buchhaltungsmodul

Das Buchen von Zahlungseingängen kann im Register Buchen des Buchhaltungsmoduls durchgeführt werden. Dieses wird über FinanzenPreise.png Buchhaltung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.

DebitorenMahnwesenBankaufträgeKontenbücherSchwundbuchKreditorenAbschluss
Das Register Buchen

Alle Eingaben, die zur Buchung einer Rechnung nötig sind, werden in der Seitenleiste des Registers durchgeführt.

Die Seitenleiste im Register Buchen

Um eine Rechnung zur Buchung auszuwählen, haben Sie zwei Optionen.

  • Wenn Sie die Rechnungsnummer vorliegen haben,
    1. Wählen Sie oben in der Seitenleiste zwischen RE für eine Kundenrechnung oder VB für eine Lieferantenrechnung.
    2. Geben Sie die Rechnungsnummer in das Eingabefeld ein.
    3. Bestätigen Sie mit oder mit einem Lmb.png auf Finden.png rechts neben dem Eingabefeld.
  • Wenn Sie die Rechnungsnummer nicht vorliegen haben,
    1. Wählen Sie zwischen KD, um nach Kundenrechnungen zu suchen, und LF, um nach Lieferantenrechnungen zu suchen.
    2. Geben Sie einen Suchbegriff ein. Hier kann sowohl nach Teilen von Namen als auch von Kunden- bzw. Liefernummern gesucht werden.
    3. Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus der sich öffnenden Listendialog und bestätigen Sie mit Ok.png OK.

Um daraufhin die ausgewählte Rechnung zu buchen,

  1. Wählen Sie ein Konto aus der Auswahlliste, an das der Betrag gebucht werden soll.
  2. Passen Sie, falls nötig, das Buchungs- und das Eingangsdatum an.
  3. Wählen Sie, falls vorhanden, ob bestehendes Guthaben auf die Rechnung angerechnet werden soll, indem sie die Option an- oder abwählen.
  4. Wenn der Zahlungseingang im vorgegebenen Skontozeitraum liegt, haben Sie die Möglichkeit, zwischen Brutto- und skontiertem Betrag zu wählen.
  5. Überprüfen Sie den Betrag und passen sie ihn gegebenenfalls an (beispielsweise, wenn nur eine Teilzahlung geleistet wird).
  6. Bestätigen Sie die Buchung mit Sichern.png Sichern.

In der Navigationsleiste links von Sichern.png Sichern gibt es die Möglichkeit, durch Anwählen des Kästchen einen Statuswechsel durchzuführen. Standardmäßig ist das Kästchen angewählt. Hierbei variiert die Angabe neben dem Kästchen, abhängig vom aktuellen Status.

Beispiel: Wenn sich der Auftrag im Status Rechnung befindet, dann kann er durch Anwählen des Kästchens abgeschlossen werden.

Sofern Sie die Rechnung vollständig beglichen haben, sollte die Option abschließen aktiviert bleiben.

Wenn der Zahlbetrag hingegen nicht dem Restsaldo des Auftrages entspricht, sollten Sie die Option deaktivieren, damit dieser nicht fälschlicherweise als abgeschlossen gespeichert wird.

Bei Direkteingabe der Rechnungsnummer (RE/VB) benötigen Sie zwingend die Rechnungsnummer. Die Eingabe von Liefernummern führt zu keinem Ergebnis.

Automatische Buchung von Zahlungseingängen mit MT940

Das Format Oeffnen.png MT940 wird von den Banken bereitgestellt, um den automatischen Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Posten zu ermöglichen.

Dabei ist insbesondere der Text des Zahlungseingangs wichtig: Gibt der Kunde die Rechnungsnummer an, versucht die Anwendung, den Auftrag zuzuordnen und vergleicht den Zahlungseingang mit dem Saldo des Belegs. Nach dem Laden der Datei im CSV-Format wird die Datei analysiert. Sofern im Verwendungszweck Textbestandteile gefunden werden, die mit Rechnungsnummern übereinstimmen, werden die Aufträge dem entsprechenden Beleg zugeordnet. Das Ergebnis wird angezeigt. Im Optionsmenü der Tabelle werden mögliche Funktionen angeboten: Fehlende Rechnungsnummern können bei Zuordnungsproblemen ergänzt werden. Aufträge können aus der Liste entfernt werden. Die Verarbeitung ist in Einzelschritten oder als Stapel möglich.

Buchen in der Auftragserfassung

Rechnungsbelege können im Buchungsdialog in der Auftragsverwaltung gebucht werden.

Buchen von Sammelrechnungen

Sammelrechnungen werden in der Sammelrechnungsübersicht abgeschlossen. Ist darin eine Sammelrechnung aktiviert, wird neben dem Anzeigefeld Brutto die Schaltfläche Preise.png (Rechnung buchen und abschließen) angeboten. Durch Klicken der Schaltfläche wird der Sammelrechnungsbetrag gebucht.

Buchen von Einzügen

Um mehr zu erfahren, klicken Sie hier.

Vertragsbeiträge

Um mehr zu erfahren, klicken Sie hier.

Manuelles Abschließen

Das manuelle Abschließen eines Auftrags sollte nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden. Der abzuschließende Auftrag wird in der Auftragsverwaltung ausgewählt und im Statusdialog durch Drücken von G und Bestätigen mit Ok.png OK abgeschlossen.

Teilzahlungen und Zahlungen mit Übertrag an das Kassenbuch sind nicht möglich. Der Auftrag wird abgeschlossen und der Rechnungsbetrag gebucht. Der Buchungstext des Statusdialogs lautet „AUTO“.

Stapelbuchen

Um das Buchen von Zahlungseingängen mehrerer Rechnungen zu beschleunigen, steht eine Stapelbuchungsfunktion zur Verfügung. Das Modul wird im Hauptmenü Finanzen unter Stapel.png Stapelbuchen oder durch Strg + F4 gestartet.

Im Stapelbuchungsdialog wird zunächst ein sogenannter Buchungsstapel aus offenen Rechnungen erstellt. Dieser Stapel kann im Anschluss automatisiert oder auf Nachfrage ausgebucht und abgeschlossen werden.

Die Stapelbuchungsfunktion

Konfiguration des Buchungsstapels

Zunächst muss der Buchungsstapel konfiguriert werden, indem in der Auswahlgruppe Intervall ein Zeitraum eingestellt wird. Es werden nur Rechnungen zur Verarbeitung angeboten, deren Rechnungsdatum im angegebenen Zeitraum liegt.

Wählen Sie nun aus der Auswahlliste Buchungstext, an welches Konto die Umsätze nach der Buchung übergeben werden sollen. Alternativ kann hier mit einem Klick auf Editieren.png ein spezifischer Buchungstext hinterlegt werden.

Die Auswahl der offenen Rechnungen kann durch den Filter Zahlweise weiter eingeschränkt werden. So können Sie Bankeinzugs-, Barzahlungs- und Überweisungsverhältnisse separat verwalten. Der Filter kann durch den Ein/Aus- Schalter (Login.png/Beenden.png) hinter dem Auswahlfeld aktiviert oder deaktiviert werden, standardmäßig ist er deaktiviert.

Wenn Skonti bei Buchungen gewährt werden sollen, muss die Option Skonto berücksichtigen aktiv sein.

Über die Schaltfläche Oeffnen.png Öffnen können Voreinstellungen für den Stapelbuchungs-Dialog geladen werden.

Verarbeitung des Buchungsstapels

Die Verarbeitung des Buchungsstapels wird mit Start.png Start aktiviert[1].

Der sich öffnende Dialog bietet Ihnen die Auswahlmöglichkeit, den Stapel automatisiert abzuarbeiten. Alle Aufträge im Buchungsstapel werden daraufhin abgeschlossen und ausgebucht.

Bei der automatischen Verarbeitung können die Zahlungsbeträge nicht überprüft werden.

Um Buchungen selbst zu verarbeiten und die Zahlungsbeträge zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus. Der offene Rechnungsbetrag wird in das Eingabefeld Betrag eingetragen. Die Anzeigefelder Skonto und Brutto zeigen die Rechnungsbeträge an.
  2. Wenn ein anderer Betrag gebucht werden soll, geben Sie den Zahlungsbetrag in das Eingabefeld ein.

Die Option Auftrag abschließen ist automatisch aktiv.

Wenn der Zahlungsbetrag verändert wird, wird die Option Auftrag abschließen deaktiviert, um ein einen fälschlichen Abschluss zu verhindern.[2]

Speichern Sie die Zahlung mit der Sichern.png-Schaltfläche hinter dem Eingabefeld oder Strg + S. Der ausgewählte Tabelleneintrag wird aus der Tabelle entfernt[3].

Wurde der Auftrag abgeschlossen, so wird der nächste Eintrag automatisch angewählt. Wenn der Zahlbetrag dem Buchungsbetrag entspricht, kann die Buchung durch einen Doppelklick Lmb.png auf den Tabelleneintrag durchgeführt werden. Der Auftrag wird gebucht, abgeschlossen und aus der Tabelle entfernt. In der Anzeigespalte Skt. wird Ja angezeigt, wenn der Auftrag mit Skonto in Rechnung gestellt wurde.

Ist der Stapel komplett verarbeitet, wird der Verarbeitungsmodus automatisch deaktiviert. Nun kann entweder ein neuer Buchungsstapel erstellt oder der Dialog geschlossen werden. .

Rückbuchungen

Ist ein Auftrag bereits als „Abgeschlossen“ deklariert, wird im Buchungsdialog der Auftragsverwaltung (öffnen über die Schaltfläche Preise.png oder Strg + B) die Option „zurückstufen“ angeboten. Die Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „Rechnung“ nach einer Rückbuchung. Ein abgeschlossener Auftrag sollte nicht storniert werden.


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Fußnoten:

  1. Die Beschriftung der Schaltfläche Start.png Start ändert sich während der Bearbeitung zu Start.png Stopp.
  2. Durch einen Klick auf die Option kann diese jederzeit wieder aktiviert werden.
  3. Wird der Auftrag nicht abgeschlossen, so wird der Tabelleneintrag nicht gelöscht.