Anforderungen an Kassensysteme

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In den folgenden Abschnitten informieren wir über die gesetzlichen Grundlagen für den Betrieb von Kassensystemen im Einzelhandel. Die Angaben beziehen sich auf die Bundesrepublik Deutschland beziehungsweise deren Bundesländer zum 1. September 2020. Änderungen und Irrtümer vorbehalten.

Protokollspeicher

Der Protokollspeicher ist ein elektronisches Protokoll, dass bei einer Kassenprüfung vom Prüfer ausgewertet werden kann. Die gesetzliche Basis dafür lieferten die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)". Die GDPdU wurden Anfang 2015 von den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" abgelöst.

Einzelhändler, die eine elektronische Registrierkasse oder ein Kassensystem verwenden, müssen seit 1. Januar 2017 ein elektronisches Protokoll über alle Kassiervorgänge bereithalten. Dieses elektronische Journal ist eigentlich schon seit 2011 vorgeschrieben, die mehrfach verlängerte Übergangsphase lief zum 31. Dezember 2016 endgültig aus.

Nutzer von Registrierkassen mussten dafür teilweise teure Zusatzmodule kaufen, die an bestehende Registrierkassen angeschlossen werden. PC-Kassen sind günstiger in der Aufrüstung, da dort nur die Software angepasst werden muss.

Fiskalspeicher

Ab dem 1. April 2021 müssen Kassen mittels einer durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor Manipulationen geschützt sein. Ab dem 1. Oktober 2020 muss die Bestellung der TSE durch eine Auftragsbestätigung nachgewiesen werden.

Im Bundesland Bremen muss abweichend ab dem 1. Oktober 2020 eine TSE eingesetzt werden.

Ausgenommen von der Integration einer TSE sind elektronische Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 angeschafft wurden, GoBD-konform sind und bauartbedingt nicht aufgerüstet werden können. Für diese Kassen gilt eine Übergangsfrist bis zum 1. Januar 2023.

Dies gilt nicht für Kassensysteme. Dies gilt nicht für elektronische Kassen, die nachgerüstet werden kann. Dies gilt nicht für elektronische Kassensysteme, die vor dem 25. November 2010 angeschafft wurden.

Übrigens: Eine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland nicht und sie ist derzeit nicht geplant. Eine offene Ladenkasse ist also grundsätzlich weiterhin erlaubt.

Für die Beratung zu Anforderungen an Kassensysteme stehen wir telefonisch unter (0 700) 12 50 10 50 oder per E-Mail an kontakt@unitedengineering.de zur Verfügung.